Philia ADMR ist das berufliche Informationssystem des ADMR-Netzwerks. Für die häuslichen Helfer ersetzt es die Papierpläne, den Austausch per SMS und einen Teil der täglichen administrativen Aufgaben. Die Plattform besteht aus mehreren separaten Modulen, und deren Beherrschung verändert die Zuverlässigkeit der Stundenverfolgung, die Kommunikation mit dem Verein und die Nachverfolgbarkeit der Einsätze.
Module Philia ADMR: die Architektur verstehen, bevor man sie nutzt
Die meisten Anleitungen präsentieren Philia als ein einheitliches Block. In der Praxis basiert die Plattform auf drei separaten funktionalen Bausteinen: PhiliaDom für die Planung der Touren, ein Telemanagement-Modul für die Echtzeit-Erfassung und eine Schnittstelle zur Verwaltung der Benefizien-Dossiers.
PhiliaDom konzentriert sich auf die Zuweisung der Helfer, die Vertretungen und die zentralisierte Visualisierung der Pläne. Das Telemanagement-Modul erfasst die Ankünfte und Abfahrten über das Smartphone. Das Benefizien-Dossier speichert die administrativen Daten und die Begleitverfolgung.
Diese Unterscheidung ist im Alltag wichtig. Ein Helfer, der seinen Plan einsehen möchte, nutzt PhiliaDom. Wenn er bei einem Benefizienten ankommt und sich einloggt, wechselt er zum Telemanagement. Die beiden Module zu verwechseln, birgt das Risiko, eine Erfassung zu validieren, ohne zu überprüfen, ob der angezeigte Plan aktuell ist. Um jeden Schritt zu vertiefen, bietet ein Tutorial zur Beherrschung von Philia ADMR mit Avantage Seniors eine detaillierte Anleitung Bildschirm für Bildschirm.
Echtzeiterfassung über die mobile Anwendung Philia ADMR
Die mobile Anwendung (verfügbar für iOS und Android) geht über die einfache Planungskonsultation hinaus. Sie ermöglicht es, die Einsatzzeiten direkt vom Wohnsitz des Benefizienten aus zu erfassen, indem die Ankunfts- und Abfahrtszeiten mit Zeitstempel aufgezeichnet werden.
Diese Erfassung dient als Grundlage für die Bezahlung. Ein Fehler von wenigen Minuten, der sich über einen Monat wiederholt, verfälscht die Berechnung der geschuldeten Stunden. Die beste Praxis besteht darin, sich direkt beim Betreten der Tür zu erfassen, nicht nachdem man seine Sachen abgelegt oder mit dem Benefizienten gesprochen hat.
Fahrzeiten zwischen zwei Einsätzen
Die Fahrten zwischen den Wohnsitzen sind ein sensibler Punkt für die Vergütung. Mehrere ADMR-Verbände nutzen Philia, um die Zeiten zwischen den Einsätzen und die damit verbundenen Kilometerkosten zu erfassen. Das Telemanagement-Modul kann das Ende eines Einsatzes und den Beginn des nächsten erfassen, was automatisch das Zeitfenster für die Fahrt generiert.
Damit diese Berechnung zuverlässig ist, muss jeder Einsatz abgeschlossen sein, bevor man das Wohnhaus verlässt. Ein vergessenes Startzeitstempel schafft eine Lücke in der Sequenz, und die Fahrzeit verschwindet aus der monatlichen Abrechnung.
Interne Nachrichtenfunktion von Philia und DSGVO-Konformität
Philia integriert ein internes Nachrichtensystem, das persönliche SMS für den Austausch zwischen Helfern und Koordinatoren ersetzt. Dieser Wechsel erfüllt eine regulatorische Anforderung: Gesundheitsdaten und Informationen über die Benefizienten dürfen nicht über unsichere Kanäle übertragen werden.
Konkreter bedeutet das, dass ein Helfer, der eine Änderung des Gesundheitszustands eines Benefizienten meldet, dies über die Philia-Nachrichtenfunktion tun muss, nicht per SMS oder über eine öffentliche Anwendung. Der sichere Kanal gewährleistet, dass die Informationen im Rahmen des ADMR-Informationssystems bleiben.
Benachrichtigungen und Reaktionsfähigkeit
Die Push-Benachrichtigungen der Anwendung signalisieren Planänderungen, dringende Nachrichten und zu besetzende Vertretungen. Drei Reflexe, die in die tägliche Routine integriert werden sollten:
- Überprüfen Sie die Benachrichtigungen sofort bei Dienstbeginn, vor der ersten Fahrt, um alle kurzfristigen Änderungen im Plan zu erkennen
- Antworten Sie tagsüber auf Nachrichten der Koordination über das interne Nachrichtensystem, auch wenn die Antwort kurz ist, um die Nachverfolgbarkeit der Austausch zu gewährleisten
- Deaktivieren Sie den Lautlos-Modus des Telefons während der Arbeitszeiten, um keine dringende Vertretung zu verpassen, die vom Verein angeboten wird
Digitale Einsatzdokumentation auf Philia ADMR: jede Intervention nachverfolgen
Die Einsatzdokumentation ist der chronologische Bericht darüber, was während eines Einsatzes passiert. Auf Philia wird sie direkt über die mobile Anwendung, Einsatz für Einsatz, ausgefüllt.
Jeder Eintrag in der Einsatzdokumentation wird mit einem Zeitstempel, dem Namen des Benefizienten und einer Beschreibung der durchgeführten Handlungen oder Beobachtungen verknüpft. Eine in Echtzeit ausgefüllte Einsatzdokumentation schützt den Helfer im Falle eines Streits über die erbrachten Leistungen.
Die häufige Versuchung besteht darin, die Einsatzdokumentation am Ende des Tages für alle Einsätze auf einmal auszufüllen. Das Risiko: Vergesslichkeiten, ungenaue Zeitangaben und eine geschwächte Nachverfolgbarkeit. Die Dokumentation direkt nach jedem Einsatz, selbst in zwei Sätzen, ergibt einen verlässlicheren Bericht als fünf Zeilen, die abends aus dem Gedächtnis verfasst wurden.
Management von kurzfristigen Vertretungen auf Philia
Wenn ein Helfer nicht verfügbar ist, veröffentlicht die Koordination den zu besetzenden Zeitraum über PhiliaDom. Die verfügbaren Helfer erhalten eine Benachrichtigung und können annehmen oder ablehnen.
Die klassische Falle: Eine Vertretung annehmen, ohne die Akte des Benefizienten im zugehörigen Dossier zu überprüfen. Jeder Benefizient hat spezifische Anforderungen (Autonomiegrad, besondere Anweisungen, Zugang zur Wohnung). Die Akte des Benefizienten vor dem Einsatz zu konsultieren, vermeidet unvorbereitete Situationen vor Ort.
Eine über Philia angenommene Vertretung ändert automatisch den Plan und berechnet die Fahrzeiten neu. Der vertretende Helfer muss sich wie bei seinen üblichen Einsätzen normal erfassen, damit die Bezahlung diese zusätzliche Leistung widerspiegelt.
Die Beherrschung von Philia ADMR im Alltag beruht weniger auf fortgeschrittenen technischen Fähigkeiten als auf der Regelmäßigkeit einiger einfacher Handlungen: sich bei jedem Betreten der Tür zu erfassen, das interne Nachrichtensystem anstelle persönlicher Kanäle zu nutzen, die Einsatzdokumentation Einsatz für Einsatz auszufüllen. Diese Gewohnheiten, einmal verankert, sichern die Bezahlung, die Nachverfolgbarkeit und die regulatorische Konformität, ohne eine spürbare administrative Belastung hinzuzufügen.