Philia ADMR is het informatiebeheersysteem van het ADMR-netwerk. Voor de thuiszorgverleners vervangt het de papieren planningen, de sms-uitwisselingen en een deel van de dagelijkse administratieve taken. Het platform bestaat uit verschillende afzonderlijke modules, en het beheersen ervan verandert de betrouwbaarheid van de urenregistratie, de communicatie met de vereniging en de traceerbaarheid van de interventies.
Modules Philia ADMR: begrijp de architectuur voordat je deze gebruikt
De meeste handleidingen presenteren Philia als een unieke eenheid. In de praktijk is het platform gebaseerd op drie afzonderlijke functionele bouwstenen: PhiliaDom voor de planning van de rondes, een telemanagementmodule voor realtime registratie, en een interface voor het beheer van de dossiers van de cliënten.
PhiliaDom concentreert de toewijzing van zorgverleners, de vervangingen en de gecentraliseerde visualisatie van de planningen. De telemanagementmodule registreert de aankomsten en vertrekken via smartphone. Het cliëntendossier slaat de administratieve gegevens en de opvolging van de begeleiding op.
Deze differentiatie is belangrijk in het dagelijks leven. Een zorgverlener die zijn planning raadpleegt, gebruikt PhiliaDom. Wanneer hij zich aanmeldt bij een cliënt, schakelt hij over naar telemanagement. De twee modules verwarren, is het risico dat je een registratie valideert zonder te controleren of de weergegeven planning up-to-date is. Voor een diepgaandere uitleg van elke stap, biedt een tuto om Philia ADMR te beheersen met Avantage Seniors gedetailleerde handelingen scherm voor scherm.
Registratie op locatie via de mobiele applicatie Philia ADMR
De mobiele applicatie (beschikbaar op iOS en Android) gaat verder dan alleen het raadplegen van planningen. Het stelt je in staat om de uren van interventie direct vanuit de woning van de cliënt te registreren, door het registreren van het tijdstip van aankomst en vertrek met tijdstempel.
Deze registratie dient als basis voor de betaling. Een fout van enkele minuten, herhaald over een maand, verstoort de berekening van de verschuldigde uren. De beste praktijk is om je aan te melden zodra je de drempel van de deur passeert, niet nadat je je spullen hebt neergelegd of met de cliënt hebt gesproken.
Reistijd tussen twee interventies
De ritten tussen woningen zijn een gevoelig punt voor de beloning. Verschillende ADMR-federaties gebruiken Philia om de tijden tussen interventies en de bijbehorende kilometerkosten te traceren. De telemanagementmodule kan het einde van een interventie en het begin van de volgende registreren, wat automatisch het tijdslot voor de reis genereert.
Om deze berekening betrouwbaar te maken, moet elke interventie worden afgesloten voordat je de woning verlaat. Een vergeten vertrekregistratie creëert een gat in de volgorde, en de reistijd verdwijnt uit de maandelijkse rapportage.
Interne berichtenservice Philia en GDPR-naleving
Philia integreert een interne berichtenservice die persoonlijke sms-berichten vervangt voor de uitwisseling tussen zorgverleners en coördinatoren. Deze overstap voldoet aan een wettelijke vereiste: gezondheidsgegevens en informatie over cliënten mogen niet via onveilige kanalen worden verzonden.
Concreet moet een zorgverlener die een verandering in de gezondheidstoestand van een cliënt meldt dit doen via de Philia-berichtenservice, niet via sms of een bericht op een algemeen gebruikte applicatie. Het beveiligde kanaal garandeert dat de informatie binnen het kader van het ADMR-informatiesysteem blijft.
Notificaties en reactietijd
De pushnotificaties van de applicatie geven wijzigingen in de planning, urgente berichten en vervangingen die beschikbaar zijn aan. Drie reflexen om in de dagelijkse routine te verankeren:
- Controleer de notificaties zodra je begint, voor de eerste verplaatsing, om eventuele last-minute wijzigingen in de planning op te merken
- Beantwoord berichten van de coördinatie via de interne berichtenservice gedurende de dag, zelfs als het antwoord kort is, om de traceerbaarheid van de uitwisselingen te behouden
- Deactiveer de stille modus van de telefoon tijdens werktijden om geen urgente vervangingen die door de vereniging worden aangeboden te missen
Digitale logboek op Philia ADMR: elke interventie traceren
Het logboek is de chronologische registratie van wat er tijdens een interventie gebeurt. Op Philia wordt het rechtstreeks vanuit de mobiele applicatie ingevuld, interventie per interventie.
Elke invoer in het logboek koppelt een tijdstempel, de naam van de cliënt en een beschrijving van de uitgevoerde handelingen of observaties. Een logboek dat in realtime wordt ingevuld, beschermt de zorgverlener in geval van een geschil over de geleverde diensten.
De veelvoorkomende verleiding is om het logboek aan het einde van de dag in te vullen, voor alle interventies in één keer. Het risico: vergeten, onnauwkeurige tijden en een verzwakte traceerbaarheid. Het logboek direct na elke interventie invullen, zelfs in twee zinnen, levert een betrouwbaardere registratie op dan vijf regels die ‘s avonds uit het geheugen zijn opgeschreven.
Beheer van last-minute vervangingen op Philia
Wanneer een zorgverlener niet beschikbaar is, publiceert de coördinatie het beschikbare tijdslot via PhiliaDom. Beschikbare zorgverleners ontvangen een notificatie en kunnen accepteren of afwijzen.
De klassieke val: een vervanging accepteren zonder de gegevens van de cliënt in het bijbehorende dossier te controleren. Elke cliënt heeft specifieke kenmerken (niveau van autonomie, bijzondere instructies, toegang tot de woning). De gegevens van de cliënt raadplegen voordat je je verplaatst, voorkomt situaties van onvoorbereidheid op locatie.
Een op Philia geaccepteerde vervanging wijzigt automatisch de planning en herberekent de reistijden. De vervangende zorgverlener moet zich normaal registreren, zoals voor zijn gebruikelijke interventies, zodat de betaling deze extra dienst weerspiegelt.
De beheersing van Philia ADMR in het dagelijks leven berust minder op geavanceerde technische vaardigheden dan op de regelmaat van enkele eenvoudige handelingen: zich registreren bij elke drempel, de interne berichtenservice gebruiken in plaats van persoonlijke kanalen, het logboek interventie per interventie invullen. Deze gewoonten, eenmaal verankerd, waarborgen de betaling, de traceerbaarheid en de naleving van regelgeving zonder extra administratieve last.