Philia ADMR es el sistema de información profesional de la red ADMR. Para los trabajadores a domicilio, reemplaza las agendas en papel, los intercambios por SMS y parte de las tareas administrativas diarias. La plataforma se compone de varios módulos distintos, y dominarlos cambia la fiabilidad del seguimiento de horas, la comunicación con la asociación y la trazabilidad de las intervenciones.
Módulos Philia ADMR: entender la arquitectura antes de usarla
La mayoría de las guías presentan Philia como un bloque único. En la práctica, la plataforma se basa en tres bloques funcionales separados: PhiliaDom para la planificación de rutas, un módulo de telegestión para el registro en tiempo real, y una interfaz de gestión de los expedientes de los beneficiarios.
PhiliaDom concentra la asignación de los trabajadores, los reemplazos y la visualización centralizada de las agendas. El módulo de telegestión, por su parte, registra las llegadas y salidas a través del smartphone. El expediente del beneficiario almacena los datos administrativos y el seguimiento de acompañamiento.
Esta distinción es importante a diario. Un trabajador que consulta su agenda utiliza PhiliaDom. Cuando registra su llegada a casa de un beneficiario, cambia a la telegestión. Confundir los dos módulos es arriesgarse a validar un registro sin verificar que la agenda mostrada está actualizada. Para profundizar en cada paso, un tuto para dominar Philia ADMR con Avantage Seniors detalla las manipulaciones pantalla por pantalla.
Registro en campo a través de la aplicación móvil Philia ADMR
La aplicación móvil (disponible en iOS y Android) va más allá de la simple consulta de agendas. Permite registrar las horas de intervención directamente desde el domicilio del beneficiario, registrando la hora de llegada y la hora de salida con un sello de tiempo.
Este registro sirve de base para la nómina. Un error de unos minutos, repetido durante un mes, falsea el cálculo de las horas debidas. La buena práctica consiste en registrar tan pronto como se cruza el umbral de la puerta, no después de haber dejado las cosas o de haber intercambiado con el beneficiario.
Tiempos de traslado entre dos intervenciones
Los trayectos inter-domiciliarios son un punto sensible para la remuneración. Varias federaciones ADMR utilizan Philia para rastrear los tiempos entre intervenciones y los gastos kilométricos asociados. El módulo de telegestión puede registrar el final de una intervención y el inicio de la siguiente, lo que genera automáticamente el intervalo de traslado.
Para que este cálculo sea fiable, cada intervención debe cerrarse antes de abandonar el domicilio. Un registro de salida olvidado crea un vacío en la secuencia, y el tiempo de traslado desaparece del informe mensual.
Mensajería interna Philia y cumplimiento del RGPD
Philia integra un sistema de mensajería interna que reemplaza los SMS personales para los intercambios entre trabajadores y coordinadores. Este cambio responde a una obligación regulatoria: los datos de salud y la información sobre los beneficiarios no deben transitar por canales no seguros.
Concretamente, un trabajador que informa sobre un cambio en el estado de salud de un beneficiario debe hacerlo a través de la mensajería Philia, no por SMS ni por un mensaje en una aplicación pública. El canal seguro garantiza que la información permanezca dentro del perímetro del sistema de información ADMR.
Notificaciones y reactividad
Las notificaciones push de la aplicación señalan los cambios de agenda, los mensajes urgentes y los reemplazos a cubrir. Tres hábitos que deben integrarse en la rutina diaria:
- Verificar las notificaciones al iniciar el turno, antes del primer desplazamiento, para detectar cualquier cambio de última hora en la agenda
- Responder a los mensajes de la coordinación a través de la mensajería interna durante el día, incluso si la respuesta es breve, para mantener la trazabilidad de los intercambios
- Desactivar el modo silencioso del teléfono durante las horas de trabajo para no perder un reemplazo urgente propuesto por la asociación
Registro digital en Philia ADMR: rastrear cada intervención
El registro es la anotación cronológica de lo que sucede durante una intervención. En Philia, se completa directamente desde la aplicación móvil, intervención por intervención.
Cada entrada de registro asocia un sello de tiempo, el nombre del beneficiario y una descripción de los actos realizados o de las observaciones. Un registro completado en tiempo real protege al trabajador en caso de disputa sobre los servicios prestados.
La tentación frecuente es completar el registro al final del día, para todas las intervenciones de una vez. El riesgo: olvidos, aproximaciones horarias y una trazabilidad debilitada. Completar el registro justo después de cada intervención, incluso en dos frases, produce un informe más fiable que cinco líneas redactadas de memoria por la noche.
Gestión de reemplazos de última hora en Philia
Cuando un trabajador está indisponible, la coordinación publica el intervalo a cubrir a través de PhiliaDom. Los trabajadores disponibles reciben una notificación y pueden aceptar o declinar.
La trampa clásica: aceptar un reemplazo sin verificar la ficha del beneficiario en el expediente asociado. Cada beneficiario tiene especificidades (nivel de autonomía, instrucciones particulares, acceso al domicilio). Consultar la ficha del beneficiario antes de desplazarse evita situaciones de falta de preparación en el terreno.
Un reemplazo aceptado en Philia modifica automáticamente la agenda y recalcula los tiempos de traslado. El trabajador que reemplaza debe registrar normalmente, como para sus intervenciones habituales, para que la nómina refleje este servicio adicional.
El dominio de Philia ADMR en el día a día se basa menos en habilidades técnicas avanzadas que en la regularidad de algunos gestos simples: registrar en cada umbral de puerta, utilizar la mensajería interna en lugar de los canales personales, completar el registro intervención por intervención. Estos hábitos, una vez arraigados, aseguran la nómina, la trazabilidad y el cumplimiento regulatorio sin añadir una carga administrativa perceptible.