Een bedrijf dat niet meer op de telefoon reageert of waarvan de website is verdwenen, is niet per se definitief gesloten in juridische zin. De definitieve sluiting komt overeen met een schrapping uit de officiële registers, na een procedure van ontbinding-liquidatie of een ambtshalve schrapping uitgesproken door de griffie. Zolang deze schrapping niet effectief is, bestaat de onderneming nog steeds en blijven haar wettelijke verplichtingen bestaan.
Schrapping, stopzetting van activiteiten en liquidatie: drie statussen die niet verward mogen worden
Voordat je iets controleert, moet je drie situaties onderscheiden die veel mensen met elkaar verwarren. De stopzetting van activiteiten betekent dat het bedrijf heeft verklaard niet langer actief te zijn, maar het blijft ingeschreven in de registers. De schulden en fiscale verplichtingen blijven bestaan.
De gerechtelijke liquidatie is een procedure die door een rechtbank wordt uitgesproken wanneer het bedrijf zijn schuldeisers niet meer kan betalen. Dit leidt uiteindelijk tot de schrapping. De vrijwillige liquidatie daarentegen wordt vrijwillig door de aandeelhouders besloten wanneer het bedrijf solvabel is.
De schrapping markeert de juridische beëindiging van het bedrijf. Het SIREN-nummer blijft in de databases staan, maar de entiteit heeft geen juridische status meer. Dit is de enige status die een definitieve sluiting bevestigt. Om een sluiting op Positive Entreprise te controleren, vormt dit onderscheid tussen stopzetting en schrapping het startpunt voor elke betrouwbare zoektocht.
Bedrijvenregister en Sirene-register: controleer de administratieve status
De eerste reflex is om het Bedrijvenregister te raadplegen, het openbare portaal dat de gegevens van het Sirene-register van het INSEE, het nationaal register van bedrijven (RNE) en het handelsregister (RCS) aggregeert. Een zoekopdracht op naam, SIREN- of SIRET-nummer is voldoende.
De fiche van het bedrijf toont een administratieve status: “actief” of “gesloten”. De vermelding “gesloten” voor een vestiging betekent niet dat het gehele bedrijf is geschrapt. Een bedrijf kan een nevenvestiging sluiten terwijl het elders actief blijft.
Om een definitieve sluiting te bevestigen, moet worden gecontroleerd of het hoofdkantoor zelf de vermelding “gesloten” heeft en dat er geen andere vestiging actief is. Het Sirene-register wordt dagelijks bijgewerkt door het INSEE, waardoor het de meest betrouwbare bron is voor een snelle eerste diagnose.
Wat het Sirene niet zegt
Het Sirene-register specificeert niet de oorzaak van de sluiting. Een bedrijf kan als gesloten verschijnen zonder dat duidelijk is of het gaat om een gerechtelijke liquidatie, een vrijwillige ontbinding of een ambtshalve schrapping. Voor deze informatie moeten andere bronnen worden geraadpleegd.
Bodacc en griffies van de handelsrechtbanken: bevestig de gerechtelijke procedure
Het Officiële Bulletin van burgerlijke en commerciële aankondigingen (Bodacc) publiceert de vonnissen van opening en sluiting van collectieve procedures: bescherming, gerechtelijke herstructurering, gerechtelijke liquidatie. De toegang is gratis en de zoektocht kan worden gedaan op naam of SIREN-nummer.
Een publicatie in het Bodacc die een vonnis van sluiting van gerechtelijke liquidatie vermeldt, bevestigt dat de procedure is beëindigd en dat de schrapping zal volgen of al is uitgevoerd. Als alleen een vonnis van opening verschijnt, is het bedrijf bezig met liquidatie maar nog niet definitief gesloten.
De site PPLE.fr (portaal voor wettelijke publiciteit van bedrijven) centraliseert de aankondigingen die zijn gepubliceerd in de kranten voor wettelijke aankondigingen en in het Bodacc. De volgende informatie is daar te vinden:
- De vonnissen van bescherming, herstructurering en gerechtelijke liquidatie met de datum van uitspraak en de naam van de aangewezen mandataris
- De sluitingsmeldingen wegens onvoldoende activa, die het einde van de procedure markeren wanneer er niets meer te verdelen is onder de schuldeisers
- De vervroegde ontbindingen die in de algemene vergadering zijn besloten, gevolgd door de benoeming van een vrijwillige liquidator
Ambtshalve schrapping: een sluiting zonder actie van de leidinggevende
De griffies kunnen een ambtshalve schrapping uitspreken wanneer een bedrijf al jaren niet meer aan zijn aangifteverplichtingen voldoet. Volgens het kantoor Kohen Avocats is dit type schrapping sterk in opkomst, met 83.597 betrokken bedrijven in een recente periode, wat een stijging van ongeveer 88,8% betekent. Deze schrappingen creëren een ambiguïteit: het bedrijf verdwijnt uit de registers zonder zelf zijn sluiting te hebben geformaliseerd.
Kbis-uittreksel en decreet van juli 2024: de valkuilen van een onvolledige schrapping
Het Kbis-uittreksel blijft het referentiedocument om het bestaan of de juridische verdwijning van een handelsmaatschappij te bewijzen. Een Kbis met de vermelding “geschrapt” met een datum van schrapping vormt het sterkste bewijs dat een bedrijf definitief gesloten is. Dit document is online beschikbaar via de site van Infogreffe of het eenloket voor formaliteiten.
Sinds het decreet nr. 2024-751 van 7 juli 2024 zijn de voorwaarden voor schrapping na een vrijwillige liquidatie aangescherpt. Twee aanvullende bewijsstukken zijn nu vereist:
- Een fiscaal certificaat afgegeven door de administratie, waaruit blijkt dat het bedrijf aan zijn verplichtingen voldoet
- Een verklaring van sociale waakzaamheid die de regulariteit van de bijdragen aan de sociale instellingen aantoont
- Bij afwezigheid van deze documenten, wordt de schrapping geweigerd en blijft het bedrijf juridisch bestaan, zelfs als alle activiteiten zijn gestopt
Deze regel heeft een directe consequentie voor iedereen die wil weten of een bedrijf werkelijk gesloten is. Een bedrijf waarvan de activiteiten maandenlang zijn gestopt, kan nog steeds als “actief” in de registers staan, simpelweg omdat de leidinggevende de vereiste verklaringen niet heeft ingediend. De fiscale en sociale schulden blijven dan volledig opeisbaar.
Cross-checking: de enige betrouwbare methode
Geen enkele enkele bron is voldoende. Het Sirene kan “gesloten” aangeven terwijl het RCS de schrapping nog niet heeft geregistreerd. Het Bodacc kan een liquidatievonnis publiceren zonder dat de sluiting nog is uitgesproken. Het combineren van Sirene, Bodacc en Kbis geeft een compleet beeld van de werkelijke status van het bedrijf.
De datum van de laatste indiening van jaarrekeningen bij de griffie biedt een aanvullende aanwijzing. Een bedrijf dat al meerdere jaren geen jaarrekeningen meer heeft ingediend, is ofwel in moeilijkheden, ofwel in afwachting van een ambtshalve schrapping, maar het is niet per se gesloten op het moment van de controle.
De juridische status van een gesloten bedrijf hangt dus af van de gevolgde procedure en de voortgang ervan. Alleen de effectieve schrapping, verifieerbaar op een actuele Kbis, zet een punt achter het bestaan van het bedrijf en zijn verplichtingen. Zolang deze vermelding niet verschijnt, blijft voorzichtigheid geboden voor elke leverancier, partner of schuldeiser.